Kaizen là một từ Hán-Việt , được ghép bởi từ (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”  có nghĩa là cải thiện là một thuật ngữ trong tiếng Nhật, có ý nghĩa là “sự cải tiến liên tục”.  Trong tiếng anh có thể gọi là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” 

Trong kinh doanh, kaizen được hiểu là những hoạt động cải tiến liên tục đối trong công việc của mọi nhân viên, dù là lãnh đạo cấp cao hay là các công nhân trong lao động phổ thông. Kaizen cũng được áp dụng trong các quy trình vận hành như mua hàng hay xuất nhập khẩu – logistics khiến cho nó không chỉ được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức mà còn góp mặt trong chuỗi cung ứng. Nó cũng được áp dụng trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, huấn luyện, chính trị và ngân hàng.

 Chọn phạm vi áp dụng Kaizen

Doanh nghiệp chỉ nên áp dụng triết lý Kaizen cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn thực sự cần thiết, cũng như đảm bảo được tính khả thi khi cải tiến. Để đạt được độ chắc chắn cao, hãy áp dụng thử nghiệm triết lý Kaizen ở một điểm nhất định, sau đó mở rộng dần dần đến khi đạt quy mô toàn doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tích lũy được từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài, từ đó tạo ra được những kết quả to lớn đáng kể cho doanh nghiệp.

 Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Trước khi ứng dụng bất kỳ chiến lược nào của kaizen thì doanh nghiệp cũng cần phải tìm hiểu, đánh giá hiện trạng thực tế của mình để thống nhất một mục tiêu Kaizen. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được vấn đề thực hiện dở dang do các lỗi phát sinh không mong muốn. Doanh nghiệp cần hiểu rằng, Kaizen là một triết lý chứ không phải công cụ hỗ trợ. Vậy nên nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực lâu dài của doanh nghiệp và thành viên trong tổ chức tất cả các cấp bậc trong doanh nghiệp.

 Phân tích dữ liệu để áp dụng Kaizen

Sau khi xem xét, đánh giá thực trạng doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cần phải ngồi lại với nhau để xác định những nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hiện tại mà doanh nghiệp đang mắc phải

 Kiến nghị giải pháp

Sau khi tìm hiểu được ngọn ngành vấn đề, đề xuất giải pháp là việc cần làm tiếp theo. Lưu ý rằng, khi đề xuất giải pháp thì nó cần đảm bảo được tính đo lường được kết quả, cũng như phải dựa trên các dữ liệu thu thập được từ trước để làm cơ sở.

Thực hiện giải pháp

Sau khi ra được giải pháp, đây là giai đoạn để thực hiện và áp dụng triết lý Kaizen theo kế hoạch đã lập ban đầu. Trong quá trình thực hiện, ban lãnh đạo và những người liên quan phải thường xuyên kiểm tra, thu thập thông tin và giám sát việc áp dụng vào thực tế doanh nghiệp.

Đánh giá kết quả thực hiện

Sau khi thực hiện biện pháp, cần phải thu thập dữ liệu liên quan để đo lường và đánh giá kết quả thực hiện. Chính vì vậy mà ở bước đề xuất giải pháp lại yêu cầu tính đo lường được là như thế